Return on Investment (ROI) bei umfangreichen PIM-Projekten

24.02.2025 | Jochen Muffler

Angesichts der aktuellen wirtschaftlichen Situation in Deutschland stehen viele Unternehmen im Mittelstand und in der Industrie vor der Herausforderung, wettbewerbsfähig zu bleiben. Digitalisierung und schlanke Prozesse bieten hierbei eine entscheidende Möglichkeit, Effizienzgewinne zu realisieren und Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Besonders das Product Information Management (PIM) spielt eine zentrale Rolle, um konsistente und qualitativ hochwertige Produktdaten über verschiedene Vertriebskanäle hinweg bereitzustellen. Ein spezialisiertes PIM-System wie crossbase kann Unternehmen in diesen Bereichen gezielt unterstützen. Doch PIM-Projekte sind oft mit erheblichen Investitionen verbunden – sowohl in Bezug auf finanzielle Ressourcen als auch auf Zeit und Personal. Daher stellt sich die zentrale Frage: Wie kann der Return on Investment (ROI) für ein umfangreiches PIM-Projekt ermittelt und optimiert werden?

Was ist der ROI eines PIM-Systems?

Der ROI misst die Rentabilität einer Investition und wird in Prozent ausgedrückt. Im Kontext eines PIM-Systems berechnet sich der ROI aus dem Verhältnis zwischen den erzielten Vorteilen (z. B. Kosteneinsparungen, Umsatzsteigerungen, Effizienzgewinne) und den Investitionskosten (z. B. Softwarelizenzen, Implementierung, Schulung, Wartungs- und Supportkosten).

Kostenfaktoren eines PIM-Projekts

Ein umfangreiches PIM-Projekt erfordert Investitionen in verschiedene Bereiche:

• Softwarekosten: Lizenzen, Cloud- oder On-Premise-Hosting
• Implementierung: Beratung, Anpassungen, Systemintegration
• Schulung: Training für Mitarbeiter und Administratoren
• Datenmigration: Bereinigung und Import bestehender Produktdaten
• Wartung und Support: Laufende Updates und Hotline

Nutzen eines PIM-Systems für die mittelständische Industrie

Ein leistungsfähiges PIM-System bringt zahlreiche Vorteile, die sich direkt auf den ROI auswirken. Besonders für Unternehmen in der Industrie und im Mittelstand bietet crossbase maßgeschneiderte Lösungen, die speziell auf komplexe Produktdatenstrukturen und die Anforderungen internationaler Märkte ausgerichtet sind.

Effizienzsteigerung

• Automatisierte Workflows: Reduzieren manuelle Aufgaben erheblich und minimieren Fehler bei der Datenpflege.
• Zentrale Datenverwaltung: Produktdaten lassen sich effizient in einer Plattform verwalten und flexibel an alle relevanten Kanäle ausspielen.
• Systemintegration: Nahtlose Anbindung an ERP-, E-Commerce- und Händler-Systeme steigert die Effizienz und reduziert IT-Aufwände.
  

Schnellere Markteinführung neuer Produkte

• Standardisierte Prozesse: Ermöglichen eine erhebliche Verkürzung der Time-to-Market durch optimierte Workflows.
• Internationale Märkte: Mehrsprachige, länderspezifische Kataloge können einfach erstellt und angepasst werden – ideal für global agierende Unternehmen.
• Marktfähigkeit: Schnellere Reaktion auf Markt- und Wettbewerbsanforderungen durch agile Datenmanagement-Strukturen.
  

Umsatzsteigerung

• Hochwertige Produktdaten: Sorgen für bessere Sichtbarkeit, höhere Konvertierungsraten und stärkere Kundenbindung in digitalen Kanälen.
• Verschiedene Vertriebskanäle: Konsistente Produktinformationen stärken Verkaufserfolge über alle Vertriebskanäle hinweg.
• Flexible Systemarchitektur: Unterstützt kundenspezifische Anforderungen und ermöglicht eine passgenaue Integration in bestehende IT-Landschaften.
  

Verbesserte Zusammenarbeit zwischen Teams

• Gemeinsame Plattform: Teams aus Marketing, Vertrieb und Produktmanagement arbeiten synchron und auf zentraler Datenbasis.
• Weniger Abstimmungsaufwand: Klare Prozesse reduzieren Kommunikationslücken und Fehler bei der Zusammenarbeit.
• Modularer Aufbau: Firmen können die Module gezielt nutzen, die ihre Anforderungen am besten unterstützen – kundenindividuell und skalierbar.

Expertenmeinungen zu PIM-Systemen

Führende Analystenhäuser wie Forrester betonen die Bedeutung von PIM-Systemen für Unternehmen. In der Studie „The Forrester Wave™: Product Information Management, Q4 2023“ *) wird hervorgehoben, dass moderne PIM-Systeme erfolgskritisch sind, um Produktinformationen innerhalb des Unternehmens und über zahlreiche Vertriebskanäle hinweg effektiv zu verwalten. Laut Forrester sind Unternehmen, die in ein leistungsfähiges PIM-System investieren, in der Lage, Produktdaten konsistenter zu managen, wodurch sich die Kundenzufriedenheit erhöht und Umsätze langfristig gesteigert werden können. Besonders in Zeiten der Digitalisierung sind solche Systeme unerlässlich, um den gestiegenen Anforderungen an Datenqualität und Multichannel-Strategien gerecht zu werden.

*) Quellenangabe:
https://www.forrester.com/blogs/announcing-the-pim-wave-q4-2023

Fallbeispiel: ROI-Berechnung für ein PIM-Projekt

Bei crossbase erfolgt die ROI-Berechnung auf Basis einer standardisierten Methodik, die sicherstellt, dass alle relevanten Faktoren berücksichtigt werden. Vor Beginn eines Projekts werden via Fragebogen alle wesentlichen Parameter abgefragt, um eine genaue Gegenüberstellung zwischen dem klassischen Ansatz und einer Lösung mit PIM zu ermöglichen. Das Ziel ist es, dass durch eine systematische Gegenüberstellung Unternehmen den wirtschaftlichen Nutzen eines PIM-Systems genau einschätzen und bewerten können.

Die wesentlichen Faktoren für die ROI-Berechnung von PIM-Projekten sind wie folgt:

• Mengengerüst der Produkte: Anzahl der zu verwaltenden Produkte und Varianten sowie deren spezifische Eigenschaften und Metadaten.
• Komplexität der Produktbeziehungen: Wie werden Produkte zueinander in Beziehung gesetzt und wie komplex ist der Aufbau einer Produktstruktur?
• Publikationsumfang: Anzahl der Seiten für Datenblätter, Kataloge und Preislisten sowie deren Publikationsfrequenz und Verbreitung über verschiedene Kanäle.
• Sprachen und Ländervarianten: Anzahl der notwendigen Übersetzungen, die Berücksichtigung länderspezifischer Produktinformationen und rechtlicher Anforderungen.
• Webseiten-Management: Strukturierung und Bereitstellung von Produktinformationen für unterschiedliche Zielgruppen und Märkte.
• Korrekturzyklen: Erfassung des Zeit- und Kostenaufwands für Änderungsprozesse, um Redundanzen und Fehlerquoten zu minimieren.
• Externe und interne Kosten: Detaillierte Analyse der Agenturkosten sowie interner Stundensätze, um Einsparpotenziale zu identifizieren.
• Mitarbeitereinsatz: Erfassung der beteiligten Personen und deren Aufgaben, um die Effizienz der Arbeitsabläufe zu verbessern und Engpässe zu vermeiden.

Break-Even in ca. 2,5 Jahren

Basierend auf den erfassten Daten wird eine transparente Berechnung der Amortisation über mehrere Jahre erstellt. Diese Berechnung veranschaulicht, wie schnell sich die Investition in ein PIM-System durch Einsparungen und Produktivitätssteigerungen auszahlt. In der Regel zeigt sich, dass der Break-Even-Point für eine PIM-Einführung bei etwa 2,5 Jahren liegt. Dies bedeutet, dass die Implementierung eines PIM-Systems nach diesem Zeitraum beginnt, sich finanziell auszuzahlen und langfristig zur Profitabilität des Unternehmens beiträgt. Unternehmen können so eine fundierte Investitionsentscheidung treffen und sicherstellen, dass ihre digitalen Prozesse optimal aufgestellt sind.

Fazit: Wann lohnt sich ein PIM-Projekt?

Ein umfangreiches PIM-Projekt kann sich bereits innerhalb kurzer Zeit auszahlen, wenn die Effizienzgewinne und Umsatzsteigerungen die anfänglichen Kosten übersteigen.
Besonders für Unternehmen in der Industrie und im Mittelstand lohnt sich die Investition in eine spezialisierte PIM-Lösung wie die von crossbase, da sie branchenspezifische Anforderungen optimal abdeckt und eine nahtlose Integration in bestehende Systeme ermöglicht. Unternehmen sollten den ROI genau kalkulieren und sich auf strategische Ziele konzentrieren, um das Potenzial eines PIM-Systems voll auszuschöpfen.

Investitionen in PIM sind daher nicht nur Kosten, sondern eine wertvolle Grundlage für nachhaltiges Wachstum und langfristige Wettbewerbsfähigkeit.

Viele Vorteile eines PIM-Systems, wie verbesserte Datenqualität, höhere Kundenzufriedenheit oder eine stärkere Markenwahrnehmung, sind selbstredend schwer quantifizierbar und können in einer ROI-Berechnung nicht direkt berücksichtigt werden. Diese immateriellen Vorteile tragen dennoch erheblich zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens bei.

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